일의 핵심과 목적을 명확하게 알고 있으면, 스스로 그 일을 더 잘하기 위해 노력하게 된다. 업무 지시를 내리거나 받을 때도 마찬가지다. 이 일을 왜 하는지, 업무의 핵심 흐름을 설명하고 성과가 미치는 영향을 구체적으로 설명해야 효율적으로 일할 수 있다. 회사의 전체적인 흐름을 이해하고 그 중심에서 키맨 역할을 하는 본부지원팀장들을 만나 맥락 있게 업무를 수행하는 방법에 대해 들어봤다.

업무의 전체적인 맥락을 파악하고 수행함으로써 얻는 효과는?

이상림 팀장  : 업무 취지에 대한 이해와 중요도, 목적에 대한 생각이 다르면 업무 진행 방향이 달라져서 제대로 된 효과를 거두기 어렵고, 진행 과정에서도 많은 로스가 발생합니다. 맥락의 이해가 없는 업무 수행은 개인의 발전에도 아무런 도움이 안 되죠. 조직 구조가 크고 복잡할수록 전사적인 맥락에서의 공감대가 있어야 일의 진행 속도가 빨라지고 결과의 질도 좋아진다고 생각합니다.

백승철 팀장  : 맞습니다. 업무의 맥락을 서로 다르게 파악하면 배가 산으로 가는 결과가 발생할 거예요. 엉뚱하게 일하면 당연히 재작업, 수정작업 등의 비효율이 발생할 테고요. 게다가 서로의 신뢰 관계가 깨질 수도 있습니다. 전사적인 의사결정이 필요한 사항이라면 중대한 자원 낭비를 초래할 수도 있죠. 

남종범 팀장  : 마찬가지로 동일한 업무 지시를 각자 다르게 이해하면 조금씩 다른 결과물을 내겠죠. 나중에 이를 종합하려면 추가적인 시간이 필요한데, 이런 불필요한 시간을 줄이기 위해서는 전체적인 업무에 대한 아웃풋 이미지를 그려줘야 합니다.

박창훈 팀장  : 회사의 비전이라는 큰 흐름을 파악하고 이해하는 것도 중요하다고 생각합니다. 비전은 회사가 나아갈 방향성으로, 나침반과 같은 역할을 하잖아요? 회사의 비전을 명확히 이해하고 업무를 수행할 경우 지금 하고 있는 업무가 왜 중요한지, 내가 회사에 어떻게 기여하는지 이해할 수 있게 되죠. 당연히 업무 추진력도 높아질 거예요.

업무에 대한 변동 사항이 있을 때 맥락을 함께 설명해야 하는 이유는?

이상림 팀장  : 업무 수행자를 먼저 이해시켜야 오류가 없고 진행에 혼선이 없습니다. 잘못된 내용이나 부족한 내용을 빨리 전달하는 데 집중하다 보면 자칫 일을 망치는 경우가 생겨요. 변경된 내용과 이유에 대한 맥락을 명확히 전달해야 혹시라도 발생할 수 있는 판단의 오류를 예방할 수 있어요. 

남종범 팀장  : 속도보다는 맥락을 이해하는 것이 더 중요하다고 말씀하셨는데, 저는 속도도 중요하다고 생각해요. 변경된 사항에 대해 팀장이 전달할 타이밍을 놓치면 팀원들이 해야 할 업무 중에 일부분을 시간적으로 놓치는 경우가 생기거든요. 전체적인 내용의 공유도 중요하지만 그만큼 신속하게 전달하는 것도 필요하다고 생각합니다.

맥락 있는 비대면 소통을 위해 지양해야 할 점은?

남종범 팀장  : 간혹 모든 사람이 똑같은 배경 지식을 가지고 있다고 생각하고 메일을 보내는 경우가 있습니다. 차장급과 신입사원의 이해 정도가 다르듯이 상대방의 직급과 배경 지식 등을 고려해 전달해야 합니다. 비대면 소통 후에 짧은 미팅 등으로 이를 이해시키고 확인하는 과정도 필요하고요.

이상림 팀장  : 맞아요. 문자 메시지, 전화, 이메일 등 비대면 소통에서 자세한 맥락을 파악하기 어렵게 만드는 저해 요소가 많아요. 너무 함축된 형태로 보내면 맥락을 이해하기 힘들어 오류가 발생할 가능성이 크죠. 비대면 소통 시에는 자신이 이해하고 있는 맥락, 전달하고자 하는 생각, 이유 등을 포함해서 보내야 해요. 말씀하신 것처럼 수신인이 제대로 이해했는지 구두로 확인하는 것도 중요하고요.

박창훈 팀장  : 동의합니다. 비대면 소통 시 자칫 업무에 대한 일방적 지시와 그에 따른 단순 실행으로 오해와 저성과가 발생할 수 있죠. 그래서 저는 개인적으로 이메일보다는 전화나 대면을 통한 의사소통을 선호합니다.

명확한 업무 맥락 파악을 위한 나만의 노하우는?

백승철 팀장  : 우수 사례를 꾸준히 스터디하고 다양한 경험 등을 통해 상황별로 맥락을 이해하는 나만의 틀을 가질 수 있습니다. 또 업무 성공과 실패에 대한 요인을 찾는 것도 맥락 읽기의 한 부분이라고 할 수 있겠죠. 정보 부족, 고정관념 등 맥락을 잘못 읽어내는 데는 여러 이유가 있는데, 지나간 과정을 통해 이를 되짚어보면서 맥락을 읽어내는 능력을 향상시킬 수 있습니다.

남종범 팀장  : 시행착오를 줄이기 위해서는 특정 부문의 전문가에 대한 네트워크와 정보를 공유하는 것도 중요하다고 생각합니다. 전체적인 흐름을 빠르게 이해하고 노하우를 가지고 있는 전문가와의 커뮤니케이션이 시너지를 만들 수 있거든요.

업무 맥락을 파악하는 핵심 키워드는?

박창훈 팀장  : 저는 ‘질문’을 꼽고 싶은데요. 업무를 지시하는 상사에게 업무 수행의 배경, 이슈, 목적 등에 대한 정보를 얻어내고, 업무를 함께 수행하는 구성원과 합의를 이루기 위한 가장 좋은 방법이 질문을 통한 의사소통이기 때문입니다.

백승철 팀장  : ‘열정’도 중요해요. 맥락을 파악하기 위해서는 많은 노력을 기울여야 하니까요. 특히 자신이 잘 모르는 분야라면 일에 대한 열정을 가지고 정보를 입수하거나, 결과에 대한 아웃풋 이미지를 그려보거나, 잘못이 없는지 반복해서 점검해가는 과정 등이 필요하죠.

이상림 팀장  : 구성원 모두 개인과 회사의 발전이 다르지 않다는 사실을 기억하고, 적극적으로 소통한다면 전사적인 효율성을 확보하고 함께 성장할 수 있을 겁니다. 각자 어떤 맥락에서 일하는지 항상 고민하고 노력하는 것이 중요하다고 생각합니다.